PERBEDAAN SOFTWARE ERP: ORACLE DAN SAP

Makalah Ini Dibuat Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Enterprise Resource Planning Magister Manajemen – Universitas Widyatama Triwulan ke II.

Dibuat Oleh :

Ø  Kanti Rahayu Utami (1.425.W002)

Ø  Hani Dewiyanti (1.425.W010)

Ø  Mutiasari Mawardi

MAGISTER MANAJEMEN – UNIVERSITAS WIDYATAMA

BANDUNG

2011

I. PERBEDAAN SOFTWARE ERP: ORACLE DAN SAP

Terdapat berbagai jenis paket software ERP dengan berbagai fitur, skala dan kemampuan. Ada yang bersifat komersil, dan ada yang bersifat open-source.Beberapa vendor yang mendominasi pasar penyedia software ERP antara lain:SAP, Oracle, IFS, MFG/PRO, dan banyak lagi. Berikut akan dibahas mengenai beberapa software ERP yang terkemuka:

a.    ORACLE (People Soft/J.D. Edwards)

Oracle Corporation merupakan perusahaan software yang mengembangkan, membuat, memasarkan, mendistribusikan, dan melayani software database dan infrastruktur software. Software yang dipasarkan meliputi application server, software kolaborasi, dan pengembangan.

Pada bulan Desember 2004, perusahaan ini mengakuisisi salah satu perusahaan pengembang sistem ERP terkemuka, yaitu PeopleSoft. Sebelumnya PeopleSoft mengakuisisi JD Edwards (termasuk salah satu perusahaan pengembang aplikasi ERP). Akuisisi software ini membuat Oracle mendukung berbagai jenis produk dan terus mengembangkan produk dan layanannya.

Pada Oracle secara umum terdapat beberapa aplikasi, khususnya yang terkait dengan aplikasi pendukung ERP, yaitu:

1.   Oracle E-Business Suite

Oracle E-Business Suite adalah paket aplikasi bisnis yang lengkap dan terintegrasi penuh yang dapat mendukung kebutuhan di berbagai fungsi bisnis perusahaan. Hamper semua paket aplikasi pada E-Business Suite dilengkapi fitur Business Intelligence untuk memudahkan perusahaan memantau kinerja masing-masing unit bisnis maupun kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Kelompok aplikasi yang tersedia pada Oracle E – Business Suite adalah : Advanced Procurement, Contract, Corporate Performance Management and Daily Business Intelligence, Customer Data Management, Customer Relationship Management, Financials, Human Resource Management, Interaction Center, Logistic, Maintenance, Manufacturing, Marketing, Order Management, Product Lifecycle Management, Supply Chain Planning, dan Transportation Management.

2. PeopleSoft Enterprise

PeopleSoft merupakan sebuah perusahaan software yang sudah cukup lama berkembang dan produknya sudah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan terkemuka di seluruh dunia. Akuisisi PeopleSoft oleh Oracle makin menambah keberagaman produk Oracle dan memperluas dukungan  Oracle terhadap semua pengguna produknya, baik produk database maupun aplikasi.Paket produk hasil akuisisi dengan PeopleSOft adalah Oracle PeopleSoft Enterprise Application.Oracle,PeopleSoft, Enterprise, Application. Merupakan paket aplikasi yang dirancang untuk mendukung kebutuhan bisnis yang rumit. Aplikasi ini menyediakan solusi untuk bisnis dan industri, dan membantu organisasi meningkatkan kerjanya. Aplikasi Oracle PeopleSoft Enterprise Application dilengkapi dengan fitur integrasi layanan web untuk memudahkan berbagai lingkungan aplikasi berjalan secara mulus dan pemilihan infrastruktur teknologi yang fleksibel.

Modul-modul yang terdapat pada PeopleSoft Enterprise Application adalah Asset, Lifecycle Management,Performance Management, Campus Solution, CRM,Enterprise, Enterprise Service Automation (project management), Financial Management, Human Capital Management, Supplier Relationship Management (SRM)/Procurement, Supply Chain Management, dan People Enterprise Tools and Technology (Peopletools).

3.  Oracle’s Siebel Customer Relationship Management ( CRM )

Siebel’s adalah salah satu perusahaan terkemuka yang memfokuskan produknya pada System yang mendukung Customer Relationship Management ( CRM ). Ketika diakuisisi oleh Orale’s , Siebel menempati urutan terdepan sebagai vendor penyedia aplikasi CRM. Akuisisi ini menghasilkan produk yang disebut dengan Oracle’s Siebel Customer Relationship Management (CRM). Oracle’s Siebel CRM terdiri atas kelompok aplikasi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola relasi dengan konsumennya.aplikasi ini menyediakan kemampuan analisis prediktif terhadap data-data konsumen yang pernah bertransaksi dengan perusahaan . aplikasi ini di bangun menggunakan teknologi J2EE dan NET, terdiri dari kelompok modul sebagai berikut. BI Applications, Contact Center and Service, CRM Technology, Customer Data Integration, Enterprise Marketing, Partner Relationship Management, Quote and Order Capture Sales, Self-service and eBilling, and Siebel CRM on Demand.

4.  JD Edwards EnterpriseOne

JD Edwards EnterpriseOne adalah aplikasi terintegrasi yag merupakan paket software ER komprehensif, yang di bangun dilandasi oleh teknologi standard dan pengalaman yang mendalam di dunia industri. Paket aplikasi ini bersifat sangat fleksibel sehingga kita dapat memilih sendiri database, sistem operasi dan hardware apa yang akan digunakan sehngga solusi dapat dibangun berdasarkan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Saat ini paket JD Edward EnterpriseOne terdiri atas lebih dari 80 modul aplikasi yang mendukung berbagai jenis operasi bisnis. Beberapa kelompok modul yang terdapat dalam JD Edwards EnterpriseOne antara lain; Analytics, Capital Asset Management (HCM), Manufacturing, Order Management, Project Management, Real Estate and Home Contruction, Supply Chain Planning, Supply Chain Executin (Logistics), Supply Management (Procurement), dan Tools and Technology.

5.  JD Edwards World

JD Edwards World adalah salah satu paket solusi yang cukup fleksibel utuk mendukung integrasi dan pengembangan sistem, termasuk integrasi dengan sistem lama (legacy), implementasi modular (best of breed) dan produk pihak ketiga (bolt-on). Struktur aplikasi dibangun atas lima elemel fungsional, yaitu basis data , data warehouse, business object, pelaporan dan GUI (antar muka grafis). Masing-masing elemen dapat disambung- sambungkan dengan berbagai altenatif konfigurasi sesuai kebutuhan. Target pengguna aplikasi JD Edwards World adalah bisnis skala menengah dan kecil. Kelompok aplikasi ini mulanya dikembangkan untuk platform IMB iSeries.

Saat ini JD Edwards World di lengkapi dengan modul-modul sebagai berikut: Distribution Management, Financial Management, Manufacturing Management, dan Crystal Report.

Oracle adalah aplikasi database yang pertama kali mengadopsi SQL (Structure Query Language) yang menjadi standart bahasa bagi berbagai DBMS (Data Base Management System) modern.

Aplikasi: Oracle E-Business Suite Special Edition, sebuah paket aplikasi bisnis yang lengkap dan pre-configured yang memungkinkan pengelolaan seluruh fungsi bisnis inti secara efisien, seperti interaksi pelanggan, pengelolaan finansial, sumber daya manusia dan pengelolaan rantai pasokan. Arsitektur terbuka Oracle memungkinkan pelanggan untuk mengembangkan aplikasi sebagai modul individual, alur bisnis atau paket terintegrasi.

Produk teknologi: Oracle Database Standard Edition dan oracle Database Standard Edition One, database terdepan dunia yang dirancang untuk dapat dibangun secara efektif di atas apapun mulai dari server blade yang kecil sampai dengan server SMP yang terbesar dan clusters ukuran apapun. Oracle Database 10g menonjolkan kemampuan operasional yang mudah dan ekonomis.

Kemampuan khas dari Oracle Database 10g untuk mengelola seluruh data dari informasi bisnis lama sampai dengan dokumen XML dan informasi spatial / terlokasi membuat Oracle Database 10g pilihan ideal untuk mendukung Online Transaction Processing (Proses Transaksi Online), Decision Support (Dukungan Keputusan) dan Content Management Applications (Aplikasi Pengelolaan Konten).

Oracle Application Server Standard Edition, sebuah platform piranti lunak yang berbasis standard dan terintegrasi memungkinkan perusahaan ukuran apapun untuk lebih responsif terhadap kebutuhan bisnis yang kerap berubah, memungkinkan perusahaan untuk mengembangkan dan mengelola aplikasi dalam lingkungan Java 2 Enterprise Edition (J2EE) dan grid computing dan Oracle Collaboration Suite, produk kolaborasi kelas enterprise pertama yang meningkatkan sebuah relational database dan application server yang menawarkan sebuah jalan yang aman, handal dan scalable untuk menyederhanakan komunikasi bisnis dan mengkonsolidasi informasi.

 Keunggulan :

1.      Menawarkan berbagai produk dalam bentuk suite package ERP yang didukung dengan layanan konsultasi, pendidikan, dan dukungan system di hamper setiap Negara.

2.      Berfokus pada solusi e-business terdepan sehingga mudah dalam pengelolaannya.

3.      Client /server environment. Oracle berjalan di jaringan komputer. Oracle memisahkan proses antara database server dan aplikasi client. Server yang terinstal Oracle bertanggung jawab menangani proses database, sementara client/workstation yang menjalankan aplikasi hanya berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini akan mengurangi kemacetan jaringan.

4.      Ukuran database yang besar dan pengaturan space Oracle mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte. Oracle juga mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk, sehingga ruangan harddisk termanfaatkan secara efisien.

5.      Multiuser. Oracle mendukung pelayanan banyak user, yang terkoneksi pada waktu yang sama, dan mengakses data yang sama. Dengan fasilitas ini , Oracle mampu menghindari konflik data secara baik.

6.      Connectibility. Oracle dapat menggunakan berbagai sistem operasi dalam suatu jaringan untuk mengakses data.

7.      Hight transaction processing performance. Oracle dapat mengatur sistem agar pemrosesan data dapat berjalan dengan cepat walaupun jumlah transaksi sangat banyak pada suatu waktu.

8.      Availability. Oracle dapat menjalankan database secara terus menerus, 24 jam sehari. Pemisahan sistem komputer dan proses backup dapat dilakukan secara on line, tanpa harus mematikan database.

9.      Manajemen Keamanan yang baik. Oracle menghindari akses database dari pihak-pihak yang tidak diinginkan. Oracle memiliki fitur yang baik untuk membatsi dan memonitor akses data.

10.  Database enforced integrity. Oracle mempunyai kontrol untuk mengendalikan data mana saja yang dapat diterima database. Tidak perlu membuat kode dibanyak aplikasi, cukup di satu database Oracle.

11.  Portabilitas. Oracle dapat berjalan diberbagai sistem operasi, baik Linux, Windows, Unix, dan masih banyak lagi. Aplikasi yang menggunakan data Oracle dapat dengan mudah mengakses data Oracle yang berjalan di sistem apapun.

12.  Distributed system. Oracle dapat memisahkan databasenya dalam komputer-komputer yang secara fisik terpisah, namun secara logis terlihat seerti satu database.

13.  Paling lengkap intelijen bisnis terpadu portofolio

·       Mencapai tampilan end-to-end di semua lini bisnis Anda

·       Mendorong kinerja dengan informasi keuangan dan operasional yang konsisten

·       Memberikan setiap karyawan dengan yang relevan, informasi lengkap disesuaikan dengan peran mereka

14.  Platform yang paling mudah beradaptasi bisnis global

·       Mengoperasikan global sekaligus mematuhi local

·       Memperpanjang proses bisnis global dengan Oracle Aplikasi Integrasi Arsitektur

·       Dukungan operasi global Anda

15.  Strategi aplikasi yang berfokus pada pelanggan

·       Melindungi nilai investasi yang ada

·       Memperluas nilai dari aplikasi Anda

·       Berkembang Anda ke generasi berikutnya

Replicant environment. Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang berbeda-beda. Hal ini sangat membantu jika salah satu server rusak, server lain dapat langsung menggantikan fungsinya.

Kelemahan :

1.      Struktur aplikasi yang hanya untuk perusahaan yang berbasis web dengan hanya memiliki satu jenis yaitu ERP, pangsa pasar untuk kalangan atas karena harga lisensi yang mahal namun Oracle compatible dengan windows, Mac OS X dan Linux.

2.      Oracle merupakan DBMS yang paling rumit dan paling mahal

3.      terlalu sulit untuk digunakan dan terlalu lambat.

4.      Pertentangan antara layanan Oracle dan integrator sistem utama

5.      Sering hubungan bisnis yang kompleks dengan system integrator

6.      Beroperasi pada satu database

7.      Suite produk HR masih jatuh tempo

Implementasi ERP umumnya top down approach, semisal Toyota Corporation di Jepang menggunakan SAP otomatis subsidiari relatednya menggunakan SAP. Begitu juga yang principalnya menggunakan Oracle, otomatis semua perusahaan dibawahnya direkomendasikan Oracle

b.    SAP

SAP AG adalah perusahaan penyedia dan konsultan software yang didirikan di Jerman pada tahun 1972. SAP adalah singkatan dari “Systeme, Andwendugen, Produkte in der Datenverarbeitung”, yang jika diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris menjadi Systems, Applications, Products in Data Processing. SAP terdiri atas beberapa modul yang saling terintegrasi. Produk utamanya meliputi SAP ERP Enterprise Core, yang merupakan solusi aplikasi ERP, dan SAP Business Suite, yang merupakan paket solusi aplikasi e-bisnis dan berbagai aplikasi lainnya, seperti SAP CRM (Customer Relationship Management), SAP SCM (Supply Chain Management), SAP SRM (Supplier Relationship Management), dan SAP PLM (Product Lifecycle Management). Pengguna SAP kebanyakan adalah perusahaan berukuran menengah ke besar, dengan 80% merupakan pengguna SAP ERP dan 20% sisanya menggunakan solusi SAP lainnya. Untuk pasar ERP, SAP merupakan pemimpin pasar di dunia dengan penggunaan pasar lebih dari 65%. SAP kini juga menyediakan paket solusi ERP untuk perusahaan kecil menengah, yaitu SAP Bussiness One dan SAP All-in-one.

SAP merupakan pengembangan perangkat lunak perusahaan multinasional dan konsultasi, yang menyediakan aplikasi software enterprise dan dukungan bisnis dari semua ukuran global. Berkantor pusat di Walldorf, Jerman, dengan kantor regional di seluruh dunia, SAP adalah perusahaan perangkat lunak terbesar di Eropa dan perusahaan perangkat lunak terbesar keempat di dunia pada 2009. Perusahaan terkenal Produk ini perusahaan SAP Enterprise Resource Planning software

SAP sebagai Systemanalyse und Programmentwicklung (“Sistem Analisis dan Program Pembangunan”) oleh lima mantan IBM insinyur di Mannheim, Baden-Württemberg (Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner , Klaus E. Tschira, dan Claus Wellenreuther).

SAP memfokuskan pada enam sektor industri: industri proses, industri diskrit, industri konsumen, industri jasa, jasa keuangan, dan pelayanan publik. Ia menawarkan dari 25 industri solusi portofolio lebih untuk perusahaan besar dan lebih dari 550 mikro-vertikal solusi bagi perusahaan menengah dan usaha kecil.

Produk utama perusahaan adalah SAP ECC . Versi saat ini adalah SAP ECC 6.0 dan merupakan bagian dari SAP Business Suite. sebelumnya nama nya adalah R / 3. “R” dari SAP R / 3 berdiri untuk realtime – meskipun bukan merupakan solusi secara realtime. Angka 3 terkait dengan arsitektur 3 lapis : database , server aplikasi dan klien (SAPgui). R / 2, yang berjalan pada sebuah mainframe arsitektur, merupakan pendahulunya R / 3. Sebelum R / 2 System RF datang, kemudian dijuluki R / 1.

SAP ECC adalah salah satu dari lima aplikasi enterprise di SAP Business Suite. Empat lainnya aplikasi adalah:

·         Customer Relationship Management (CRM) – membantu perusahaan mendapatkan dan mempertahankan pelanggan, keuntungan pemasaran dan wawasan pelanggan

·         Product Lifecycle Management (PLM) – membantu produsen-informasi terkait dengan produk

·         Supply Chain Management (SCM) – membantu perusahaan dengan proses manufaktur resourcing dan proses layanan

·         Supplier Relationship Management (SRM) – memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan dari pemasok

Sementara produk aslinya yang biasanya digunakan oleh Fortune 500. SAP saat ini juga aktif menargetkan usaha menengah dan kecil (UKM) dengan perusahaan SAP Business One dan SAP Business All-in-One. Tanggal 19 September 2007 SAP mengumumkan sebuah produk baru bernama SAP Business By Design. SAP Business By Design adalah Software sebagai Service (SaaS) menawarkan, dan menyediakan terintegrasi Enterprise Resource Planning (ERP) solusi, On Demand

Fungsi-fungsi utama yang terdapat pada SAP ERP, antara lain:

1.      Akuntasi biaya: general ledger, account receivable, account payable, dan lain-lain.

2.      Akuntansi manajemen: cost centers, profitability analysis, dan sebagainya.

3.      Penjualan

4.      Distribusi

5.      Manufaktur

6.      Perencanaan Produksi

7.      Pengadaan

8.      Sumber Daya Manusia

9.      Penggajian

Di Indonesia, saat ini SAP banyak digunakan oleh beberapa perusahaan besar,dalam berbagai bentuk kombinasi modul, fitur atau fasilitas. Perusahaan tersebut antara lain: Garuda Indonesia, Telkom, PLN, Pertamina, Astra  Internasional, Astra Honda Motor, Indofood, Aqua Danone, Bentoel Prima, Bank Mandiri, dan lain-lain

SAP adalah satu-satunya vendor ERP (Enterprise Resources Planning) terbaik yang dapat memberikan pemecahan secara terpadu dan menyeluruh berbagai jenis lembaga dengan latar belakang fokus bisnis yang berbeda.

Kelebihan yang dimiliki SAP antara lain compatible dengan Windows, Mac OS X dan Linux, struktur dengan basis web dan atau non web namun, aplikasi SAP hanya banyak digunakan kalangan menengah ke bawah.

Keunggulan :

1.      Merupakan suatu nilai tambah yang memiliki nilai yang tinggi, dimana perusahaan bisa menggabungkan dan mengembangkan semua aplikasi yang ada dan dibutuhkan perusahaan.

2.      SAP menghubungkan semua lini produksi dan seluruh departement di perusahaan. SAP r/3 merupakan software yang sangat dinamis, dimana semua menu dan tampilan program dapat di-costumaze menggunakan bahasa pemrograman ABAP sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3.      Keunggulan SAP dikarenakan memiliki modul terintegrasi dan bisa dipecah-pecah sesuai kebutuhan.

4.      Salah satu keunggulan SAP r/3 yg lainnya adalah pembuatan user interface menggunakan bahasa pemrograman yang lainnya seperti JAVA, PHP, Visual Basic, ASP, VB.net, Lotus Script, Delphi dan sebagainya.

5.      SAP merupakan penguasa pasar produk ERP saat ini.

6.      Menggunakan arsitektur 3-tier dan dikembangkan atas beberapa modul. Modul tersebut              dapat digunakan secara terpisah yang disesuaikan dangan kebutuhan pelanggan.

7.      SAP mendukung transaksi e-commerce melalui internet. Manfaat dukungan e-commerce adalah adanya modul SCM (Supply Chain Management) yang terintegrasi dengan para pelanggan SAP lainnya melalui internet sehingga dapat menghemat biaya, waktu dan sumber daya lainnya.

Kelemahan :

1.      Biaya yang mahal

2.      Kelemahan SAP dalam implementasinya adalah kelengkapan data entry dan batas waktunya yang menuntut kedisiplinan usernya.

3.      Perangkat Lunak kompleksitas baik dalam pelaksanaan dan pemanfaatan implementasi;

4.      Biaya perangkat lunak yang tinggi, terutama ketika mengakui jasa profesional yang tinggi dan biaya pemeliharaan;

5.      Sulit dan implementasi aplikasi perangkat lunak risiko tinggi;

6.      Tingginya biaya perawatan perangkat lunak berulang dan biaya upgrade software;
• Waktu untuk menyebarkan;

• Akses data.

II. RESUME

a.    ERP

1.      Sejarah ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

2.      Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:

1.      Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

2.      Modul Financial & Akuntansi
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

3.      Modul Sumber Daya Manusia

Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

3.      Manfaat Menggunakan ERP

Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:

1.      Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

2.      Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

3.      Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

4.      Tips memilih ERP

Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan:

1.      Knowledge & Experience

Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

2.      Selection Methodology

Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.

3.      Analisa Business Strategy

- Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?

- Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?

- Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?

- Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?

- Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?

- Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?

- Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

4.      Analisa People

- Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?

- Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?

- Bagaimana komitmen dari tim implementasi?

- Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?

- Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?

- Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

5.      Analisa Infrastruktur

- Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)?

- Seberapa besar budget untuk infrastruktur?

- Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

6.      Analisa Software

- Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?

- Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?

- Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia?

- Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?

5.      Implementasi ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

1. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.

2. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.

3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source:
- SAP
- JDE
- BAAN
- MFGPro
- Protean
- Compiere
- Adempiere

6.      Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning) dan Penjelasannya

ERP (Enterprise Resource Planning) atau Perencanaan sumber daya Perusahaan adalah suatu sistem perusahaan yang bersifat lintas fungsional dan bertindak mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses bisnis yang harus terpenuhi di dalam suatu perusahaan seperti kegiatan pabrikasi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan fungsi sumber daya manusia.

Perangkat lunak ERP adalah suatu kelompok modul perangkat lunak yang mendukung aktivitas bisnis yang terlibat dalam proses/kegiatan perkantoran (back-office) yang penting
ERP dikenal sebagai suatu hal yang diperlukan untuk efisiensi, ketangkasan/kematangan, dan kemampuan bereaksi secara cepat kepada pelanggan dan penyalur, yang pada umumnya dibutuhkan oleh suatu perusahaan e-business agar berhasil dalam dunia e-commerce yang dinamis.

7.      Nilai Bisnis ERP

1.      Kualitas & Efisiensi : ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yg menghasilkan peningkatan signifikan daalm kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi & distribusi
Penurunan Biaya : menurunkan biaya pemrosesan transaksi & hardware, software serta karyawan pendukung TI.

2.      Pendukung Keputusan : ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat utk para manajer agar dapat meningkatkat kemampuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan prshn

3.      Kelincahan Perusahaan: Sistem ERP meruntuhkan dinding departmen dan fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi. (menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manejerial & peran kerja yang lebih fleksibel)

8.      Kelebihan ERP

•         Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.

•         Rancangan Perekayasaan

•         Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment

•         Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks

9.      Penyebab Kegagalan ERP

1.Meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan,dan pelatihan
2.Tidak melibatkan para karyawan yg terkena dampak perencanaan
3.Melakukan terlalu banyak hal dengan cara yang cepat pada proses konversi
4.Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas baru yg dibutuhkan oleh sistem ERP
5.Kegagalan melakukan konversi data
6.Terlalu mempercayai berbagai pernyataan yang diberikan para penjual software ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

·         Kurangnya komitmen top management

·         Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)

·         Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

·         Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

·         Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

·         Kesalahan penghitungan waktu implementasi

·         Tidak cocoknya software dgn business process

·         Kurangnya training dan pembelajaran

·         Cacatnya project design & management

·         Kurangnya komunikasi

·         Saran penghematan yang menyesatkan

10.  Tujuan dan Peranan ERP Bagi Perusahaan

•         Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan

•         ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

o   Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

o   Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

o   Menghasilkan informasi yang real-time

o   Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

KONSEP DASAR ERP

INTEGRASI ERP DALAM ORGANISASI

b.    ORACLE

1.      Sejarah Singkat Oracle

Perusahaan Oracle didirikan pada tahun 1977 oleh tiga orang programmer, Bob Miner, Ed Oates, dan Larry Ellison yang menjabat sebagai CEO (Chief Executive Officer) selama beberapa tahun sampai saat ini. Perusahaan ini berkonsentrasi pada pembuatan database server di mainframe. Kisah sukses Oracle Corp terkait dengan sejarah dan teori database relasional. Teori database relasional diperkenalkan hampir secara simultan oleh Edgar F. Codd (dalam artikelnya yang terkenal Large shared data banks) dan seorang penemu lain yang kurang dikenal, pada tahun 1969. IBM adalah perusahaan pertama yang menerapkan model relasional ini dalam bahasa SQL, dengan produknya DB2. Sayangnya IBM agak ragu akan keampuhan SQL dan model relasional (nantinya akan berpengaruh pada ketertinggalan IBM di pasar database-server sistem operasi Unix dan Windows).

Larry melihat perkembangan teori model relasional dan implementasi database relasional dalam DB2. Ia yakin bahwa model relational adalah “way of the future” dan memutuskan untuk mengimplementasikan model relasional di produk Oracle. Sebelumnya produk database Oracle memakai model nonrelasional. Oracle menjadi pesaing kuat bagi IBM dalam pasar database server dimainframe, terutama database bermodel relasional.

Sekitar pertengahan tahun 1980an, Larry mendiversifikasi produk Oracle (versi 6.x) keluar mainframe, yakni ke sistem operasi Unix. Selanjutnya tahun 1996 Oracle Corp mendiversifikasi Oracle (versi 7.x) ke sistem operasi Novell Netware, Windows NT, dan Linux (versi 8.x, tahun 1997). Mulai pertengahan tahun 1990an Oracle Corp mulai membuat juga produk-produk nondatabase-server seperti application server (WebDB, OAS), development tools (Oracle Developer,Oracle Designer), dan application suite (Oracle Apps).

2.      Pengertian Oracle

Oracle adalah  basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu sistem manajemen basis data RDBMS. Database ORACLE memiliki berbagai fitur canggih yang memudahkan dalam mengembangkan aplikasi-aplikasi database disamping keandalannya dalam menyimpan data. RDBMS = Sebuah sistem manajemen basisdata relasional atau dalam bahasa Inggrisnya dikenal sebagai relational database management system (RDBMS) adalah sebuah program komputer (atau secara lebih tipikal adalah seperangkat program komputer) yang didisain untuk mengatur/memanajemen sebuah basisdata sebagai sekumpulan data yang disimpan secara terstruktur, dan melakukan operasi-operasi atas data atas permintaan penggunanya. Contoh penggunaan DBMS ada banyak sekali dan dalam berbagai bidang kerja, misalnya akuntansi, manajemen sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Meskipun pada awalnya DBMS hanya dimiliki oleh perusahaan-perusahaan berskala besar yang memiliki perangkat komputer yang sesuai dengan spesifikasi standar yang dibutuhkan (pada saat itu standar yang diminta dapat dikatakan sangat tinggi) untuk mendukung jumlah data yang besar, saat ini implementasinya sudah sangat banyak dan adaptatif dengan kebutuhan spesifikasi data yang rasional sehinggal dapat dimiliki dan diimplementasikan oleh segala kalangan sebagai bagian dari investasi perusahaan.

Perusahaan perangkat lunak Oracle memasarkan jenis basis data ini untuk bermacam-macam aplikasi yang bisa berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat keras komputer (platform).

Keunggulan Oracle dibanding dengan yang lain :

1.      Scalability, memiliki kemampuan menangani banyak user yang melakukan koneksi secara bersamaan tanpa berkurangnya performance.

2.      Reliability, memiliki kemampuan untuk melindungi data dari kerusakan jika terjadi kegagalan fungsi pada sistem seperti disk failure.

3.      Serviceability, memiliki kemampuan untuk mendeteksi masalah, kecepatan dalam mengkoreksi kesalahan, dan kemampuan melakukan konfigurasi ulang struktur data.

4.      Stability, memiliki kemampuan untuk crash karena beban load yang tinggi. Hal ini berkaitan dengan scability.

5.      Availability, yaitu kemampuan dalam penanganan crash atau failure agar service dapat tetap yaitu kemampuan dalam penanganan crash atau failure agar service dapat tetap berjalan.

6.      Multiplatform, dapat digunakan pada banyak sistem operasi seperti seperti windows, unix, linux, dan solaris.

7.      Mendukung data yang sangat besar, Oracle dapat menampung data hampir 512 pet byte (1 pet byte = 1.000.000 gigabyte).

8.      Sistem sekuriti yang cukup handal

9.      Dapat menampung hampir semua tipe data seperti data teks, image, sound, video, dan time series.

3.      Persaingan produk Oracle Database

Pesaing dari perangkat lunak Oracle adalah:

1. IBM :  DB2, Informix, UDB

2. Microsoft SQL Server
3. Teradata (data warehousing dan business intelligence)
4. Software AG : Adabas
5. Sybase.

Oracle mendominasi pasar database server, hal ini mungkin didasarkan kepada banyak perusahaan berskala besar mengunakan Oracle dalam mengelola datanya. Perusahaan Oracle didirikan pada tahun 1977 oleh tiga orang programmer, Bob Miner, Ed Oates dan Larry Ellison yang menjabat sebagai CEO (Chief Executive Officer). Konon, dari ketiga programmer tersebut, Larry adalah yang ‘nomor 3′ dalam programming. Larry lebih sering (dan lebih senang) mengerjakan pemasaran, dan drop out dari kuliah karena keasyikannya di Oracle. Perusahaan ini berkonsentrasi pada pembuatan database server di mainframe. Kisah sukses Oracle Corp terkait dengan sejarah dan teori database relasional.

Dalam bidangnya, Oracle memiliki beberapa layanan, diantaranya ialah:

1. Oracle Academy (pelatihan dalam komputasi dan perdagangan dalam kemitraan dengan  lembaga pendidikan)

2. Oracle Consulting

3. Oracle University (pelatihan dalam produk-produk Oracle) 

4. Program Sertifikasi Oracle

5. Oracle On Demand (penawaran SaaS)

6. Oracle Dukungan

7. Oracle Pembiayaan

c.     SAP

1.      Pengertian SAP

Adalah produk perangkat lunak ERP yang mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan berbagaimacam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis tertentu.

Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksi proses dilakukan dengan cara real time. SAP mempunyai kemampuan untuk dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

SAP adalah perusahaan perangkat lunak keempat terbesar di dunia setelah Microsoft, IBM dan ORACLE dalam kapitalisasi pasar. Produk utama dari SAP adalah SAP R/3, R bermakna pemrosesan data secara real time dan 3 berhubungan dengan arsitektur aplikasi tiga lapisan yaitu: database, application server danclient SAPgui.

SAP menggunakan bahasa pemrograman generasi keempat yang dinamakan Advance Business Application Programming (ABAP). ABAP mempunyai banyak fitur dari bahasa pemrograman modern lainnya sepertiC, Visual Basic dan Power Builder. SAP graphical user interfaces (SAPGUI) berjalanpadaWindows / NT / Unix / AS400.

2.      Tujuan Penggunaan SAP

§  Untuk mengurangi jumlah biaya dan waktu yang digunakan untuk mengembangkan dan menguji semua program-program yang ada dalam satu perusahaan.

§  Untuk itulah kebanyakan perusahaan akan mencoba untuk menggunakan tool yang tersedia dalam SAP.

§  Keuntungan dari penggunaan SAP adalah SAP mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara aplikasi-aplikasi individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan implementator.

§  SAP merupakana table drive customization software.

§  Sehingga perubahaan persyaratan bisnis dapat dilakukan dengan cepat menggunakan sekumpulan program umum

§  Penambahan program sumber menggunakan User-exits

§  Perangkat seperti variasi layar untuk melakukan pengesetan terhadap atribut field baik itu untuk disembunyikan, ditampilkan atau menjadikan field utama.

3.      Area Fungsional SAP

SAP dikategorikan ke dalam 3 area fungsional utama:

–        Logistics

•Sales and Distribution (SD)

•Material Management (MM)

•Warehouse Management (WM)

•Production Planning (PP)

•General Logistics (LO)

•Quality Management (QM)

–        Financial

•Financial Accounting (FI)

•Controlling (CO)

•Enterprise Controlling (EC)

•Investment Management (IM)

•Treasury (TR)

–        Human Resources

•Personnel Administration (PA)

•Personnel Development (PD)

4.      Lingkungan Sistem SAP

Ø  Sistem pengembangan adalah lingkungan dimana sebagian besar implementasi berada pada lingkungan ini.

Ø  Sistem penjaminan kualitas adalah lingkungan dimana semua pengetesan akhir berada pada lingkungan ini sebelum dijalankan pada lingkungan produksi.

Ø  Sistem produksi adalah lingkungan dimana terlaksananya semua aktifitas bisnis sehari-hari Lingkungan ini juga merupakan client untuk semua pemakai terakhir menjalankan fungsi pekerjaan keseharian.

5.      Bidang Karir dalam SAP

§  Functional

Berhubungan dengan fungsi ERP, biasanya orang dengan latar belakang keuangan (untuk modul FICO), orang berlatar belakang HRD (untuk modul HR), ataupun orang teknik (untuk modul PP, PM) atau bahkan orang diluar bidang ilmu terkait bisa menjadi functional. Functional berhubungan dengan design business process dari si ERP. Persoalan design ini penting, karena proses pembelian barang pada pabrik Mobil dengan pabrik Motor tentunya memiliki flow yang berbeda.

§  ABAPer,

Dengan nama lain programmer, ini pastinya diisi oleh orang-orang berlatar belakang programming. ABAPER bertugas membuat report / customi akan sistem SAP. ABAP merupakan bahasa pemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP.

§  Basis,

Basis mud ahnya adalah system administrator. Basis inilah yang membuat user, membuat roles & profiles, mengatur security parameter, mengatur scheduling, set up system dan pekerjaan admin lainnya.